Sosialisasi Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Pemerintah Kota Jambi

Gambar 1. Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi sedang memberikan sambutan sekaligus pengarahan kepada para peserta yang hadir

JAMBI – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi telah melaksanakan kegiatan Sosialisasi Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Pemerintah Kota Jambi selama 2 (dua) hari yaitu pada hari Senin – Selasa (23-24/11). Acara yang difasilitasi oleh Bagian Hukum dan Perundang-Undangan Sekretariat Daerah Kota Jambi, dihadiri oleh para narasumber diantaranya Bustanuddin (Pakar Hukum Tata Negara, Universitas Jambi) dan Arsiparis Ahli Madya (Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi), serta Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi sebagai moderator.

Gambar 2. Arsiparis Ahli Madya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi sedang memaparkan materi

Para peserta sosialisasi klasifikasi arsip ialah perwakilan seluruh perangkat daerah lingkup Pemerintah Kota Jambi. Acara yang diselenggarakan di Ruang Baca Anak, Gedung Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi ini, dibuka oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi Arzi Efendi, SH.

Gambar 3. Para peserta yang hadir begitu antusias, dengan tetap melaksanakan protokol kesehatan

Adapun materi yang dipaparkan para narasumber ialah salah satu produk hukum yang diinisiasi oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi, yaitu Peraturan Walikota Jambi Nomor 29 Tahun 2020 tentang Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Pemerintah Kota Jambi yang disajikan dari kacamata Hukum Tata Negara, maupun dari segi teknis penggunaan klasifikasi arsip.

Gambar 4. Sekretaris Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi serta Narasumber Pakar Hukum Tata Negara Universitas Jambi menyimak arahan Kepala Dinas

Klasifikasi Arsip sendiri sebagai acuan dalam pengelolaan arsip, karena merupakan 1 (satu) dari 4 (empat) instrumen wajib yang harus dimiliki Pemerintah Kota Jambi sesuai UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Keempat instrumen wajib tersebut antara lain: Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip (SKKAA). Klasifikasi Arsip ini sebagai dasar dalam penomoran surat, dasar pemberkasan dan temu kembali arsip serta dasar jadwal retensi arsip.

Gambar 5. Moderator dan Para Nasarasumber

Dari 4 (empat) instrumen wajib di atas, Pemerintah Kota Jambi dalam hal ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi sebagai leading sector kearsipan telah memenuhi 2 instrumen yaitu Jadwal Retensi Arsip dan Klasifikasi Arsip. Sedangkan SKKAA belum di sosialisasikan dan Tata Naskah Dinas sesuai dengan kebijakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) belum mendapat penetapan dari Walikota Jambi.

Gambar 6. Kelapa Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi sedang memberi arahan

Dengan adanya sosialisasi ini diharapkan semua perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota Jambi tahun 2021 dapat menggunakan Peraturan Walikota Jambi Nomor 29 Tahun 2020 tentang Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Pemerintah Kota Jambi sebagai dasar pengelolaan arsip baik dari tahap penciptaan, penggunaan dan penyimpanan serta penyusutan arsip.

Gambar 7. Moderator acara sekaligus Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi

Karena latar belakang pengelolaan arsip yang baik merupakan bagian yang tidak terpisahkan untuk penilaian perangkat daerah yang baik.